Die Umstellung auf elektronische Rechnungen bringt neue technische und organisatorische Anforderungen mit sich. Besonders wichtig sind dabei die richtigen Dateiformate sowie eine zuverlässige Prüfung eingehender Rechnungen.
Noch bis zum 31.12.2026 ist die Ausstellung von E-Rechnungen freiwillig. Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist bis zum Ablauf des Jahres 2027.
Eine klassische PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird, gilt seit 2025 ausdrücklich nicht mehr als E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne. Erforderlich sind stattdessen Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 oder höher. Diese ermöglichen eine vollständige maschinelle Verarbeitung der Rechnungsdaten.
Zur Unterstützung hat das Bundesministerium der Finanzen am 19.11.2024 einen begleitenden Frage-Antwort-Katalog veröffentlicht, der laufend aktualisiert wird. Dieser dient Unternehmen als wichtige Orientierungshilfe und erläutert zentrale Fragen zur E-Rechnung.
Auch bei der Erstellung von E-Rechnungen können Fehler auftreten. Die Finanzverwaltung unterscheidet dabei drei Kategorien:
Formatfehler: Sie liegen vor, wenn die Rechnungsdatei nicht den zulässigen technischen Vorgaben entspricht oder keine richtige und vollständige Extraktion der Daten ermöglicht. Solche Rechnungen gelten nicht als E-Rechnungen, sondern als sonstige Rechnungen.
Geschäftsregelfehler: Hierbei handelt es sich um inhaltliche Inkonsistenzen innerhalb der strukturierten Datei, beispielsweise widersprüchliche Angaben oder fehlende Inhalte in Pflichtfeldern.
Inhaltsfehler: Dazu zählen Abweichungen vom zugrunde liegenden Rechtsgeschäft, ein falscher Leistungszeitraum oder andere unzutreffende Angaben.
Nicht nur für den Aussteller, sondern auch für den Empfänger einer E-Rechnung ergeben sich Anforderungen.
Wer E-Rechnungen empfängt, muss sicherstellen, dass das eingesetzte ERP-System oder die Buchhaltungssoftware eine zuverlässige Syntaxprüfung und Geschäftsregelvalidierung ermöglicht und diese nachvollziehbar dokumentiert.
Fehlerhafte Rechnungen können insbesondere für den Empfänger problematisch sein, da bei Mängeln der Vorsteuerabzug infrage stehen kann.
Unternehmen sollten bereits jetzt prüfen, ob ihr Buchhaltungs- oder ERP-System E-Rechnungen empfangen und idealerweise automatisiert auf Format- und Geschäftsregelfehler prüfen kann.
Seit dem 01.01.2025 besteht die Pflicht, E-Rechnungen empfangen zu können. Eine automatisierte Validierung ist darüber hinaus empfehlenswert, um Fehler möglichst früh zu erkennen.
Bei fehlerhaften Eingangsrechnungen sollte zeitnah eine Berichtigung veranlasst werden, da Mängel im Einzelfall Auswirkungen auf den Vorsteuerabzug haben können.
